Creatividad en equipo agile a distancia

Update – Escribí este artículo en inglés en abril del 2020. No he editado el contenido más allá de la traducción por lo que algunas referencias sonarán desactualizadas, pero lo esencial es bastante atemporal. Las experiencias descritas no fueron realizadas con equipos agile, pero todas pueden serlo.

Tipos de colaboración distribuida en equipos remotos

La colaboración distribuida existe desde siempre, pero ahora mismo, debido a la pandemia mundial de Covid-19, mucha gente se ha lanzado al reto de colaborar a distancia de forma visual. He aquí algunos consejos rápidos de CreativeSensei.com sobre cómo llevar a cabo una sesión de brainstorming productiva con un equipo distribuido. Los compartiré siguiendo un orden de relevancia (mi propio criterio), para ofrecer un abanico de soluciones a distintos retos y posibilidades.

• Lluvia de ideas distribuida a distancia: para la ideación visual en equipo (alternativa a las notas adhesivas), con equipos ad hoc, sin diseñadores
• Equipo de diseño remoto de 6 personas: un equipo permanente de diseñadores o creativos que necesitan colaborar a lo largo del tiempo (sin conexión) y en tiempo real.
• Colaboración asíncrona distribuida de 20 personas en todo el mundo – cuando se tiene un equipo distribuido en diferentes franjas horarias, y hay que colaborar pero no es necesario que sea simultáneamente (puede ser «asíncrono»).
• Sesiones híbridas de brainstorming con participantes remotos: cuando se celebra una reunión física y sólo uno o dos miembros se encuentran en una ubicación remota, pero se desea trabajar analógicamente (hands on) en tiempo real.

Lluvia de ideas distribuida a distancia

Abril 2020 – Durante el último mes he estado explorando las posibilidades de las herramientas visuales colaborativas en línea para diferentes propósitos (diseño, ideación, proyectos ágiles, comunicación). Hay varias herramientas por ahí y las dos principales que he descubierto son Mural y Miro, ambas geniales, según las reseñas.

Aquí tiene un informe sobre el impacto económico total del uso del mural.

Tuve una experiencia anterior como participante con Miro, y vi su potencial. Como quería evaluarlo, creé una cuenta gratuita para probarlo (máximo 3 tableros, 8 usuarios). Creo que Mural probablemente ofrezca funciones similares, así que compruébalas para ver cuál te conviene más.

He dirigido 2 sesiones con 3-4 participantes, 2 sesiones de demostración y 1 sesión con dos equipos de 6 personas trabajando en paralelo en dos pizarras separadas, a la vez que en videoconferencia de todo el equipo. No ha sido muy extensa, pero suficiente para recoger algunas ideas:

• Empieza con poco, adquiere experiencia y luego aumenta el tamaño del equipo, la duración de la sesión o la complejidad de las tareas.

Aquí tienes un tutorial rápido de Remote Brainstorming que he preparado para organizar una sesión básica de brainstorming en Miro:

• Prepárate con cuidado.
  • Asigna tiempo para que los participantes se familiaricen con la plataforma (piense en 20-30′ para los primerizos).
  • Prepara calentamientos creativos (10-20′ para personas no acostumbradas a tareas creativas, quizá más si el grupo es grande y/o la gente no se conoce).
  • Crea áreas de colaboración para diferentes tareas durante las sesiones e incluye un resumen de las instrucciones.
  • Cronometra las tareas como de costumbre… pero luego prepárate para dar tiempo extra, tanto para más explicaciones como para cada ronda de brainstorming (o lo que sea la tarea).
• Establecer normas y expectativas claras:
  • todo el mundo debe tener más paciencia, se necesitará más tiempo para todo
  • para más de 4 participantes, establece una forma de estar mayormente en silencio, al tiempo que da a la gente la oportunidad de compartir preguntas. Después de explicar una tarea, pregunta si alguien tiene alguna duda (hazlo siempre).
• Recomendado: disponer de un ayudante que responda a las cuestiones técnicas a través del chat (o del teléfono), para que el moderador se centre en dirigir la sesión.
• Muy conveniente: canales de audio independientes para la colaboración en pequeños equipos. Debería haber un canal de taller general (es decir, videoconferencia de equipos), y un canal independiente para cada equipo, a través de una herramienta específica, por teléfono… lo que sea.

Equipo de diseño a distancia de 6 personas

En 2014 conocí a los miembros de mi nuevo equipo de otra ubicación a través de skype, y pasó un tiempo hasta que realmente nos conocimos en persona. Como desde entonces diseñamos experiencias de usuario para web y móvil, necesitábamos comunicarnos visualmente bastante. A lo largo de los años hemos utilizado varias herramientas, en diferentes momentos y por diferentes motivos:

• Comunicación: videoconferencia (google hangout, gotomeeting, skype, teams), correo electrónico y teléfono (llamadas en equipo), whatsapp
• Coordinación de proyectos: trello, analog kanban, jira
• Compartir archivos: espacio en red, google drive, sharepoint, onedrive
• Prototipos: Axure, marvel app, pop
• Comunicación visual de ideas:
  • Papel y foto: boceto en papel, hacer una foto, enviar la foto en tiempo real durante la llamada (si no era suficiente con mostrar el boceto a la cámara)
  • Pizarra online: se han probado algunas pizarras web gratuitas, pero no muy formales (busca en Google «pizarra online gratuita» para conocer las aplicaciones actuales).
  • Pizarra de Microsoft Teams: recientemente se ha descubierto la pizarra de Teams (es una opción durante una reunión, difícil de encontrar), que para una explicación rápida puede ser suficiente para muchos usuarios. Tiene 5 colores y la precisión del lápiz de dibujo es un poco tosca, pero suficiente para esbozar un diagrama que sirva de aclaración.
  • Miro para diseño, ideación y dibujo: Actualmente estoy explorando las posibilidades de colaboración visual de Miro, con capacidades de dibujo y plantillas de UX (persona usuaria, mapa de empatía, hoja de ruta del producto, wireframes…). En cuanto al dibujo, ofrece una gran variedad de colores, grosores y, utilizando la aplicación para ipad, con un lápiz óptico, puede ser bastante preciso. También ofrece dibujo inteligente, una función beta que crea una forma perfecta a partir del dibujo a mano.

Colaboración asíncrona distribuida de 20 personas en todo el mundo

En 2012 me apunté a «A Crash Course on Creativity«, un MOOC experimental creado por la profesora de la Universidad de Stanford Tina Seelig, y dirigido a través de una plataforma de aprendizaje colaborativo llamada Venture Lab (ahora Novoed).

El reto consistía en generar al menos 100 soluciones para problemas de sueño, en 4 semanas, y el equipo original estaba compuesto por 20 personas distribuidas por todo el mundo en todo tipo de franjas horarias. Celebramos algunas reuniones en tiempo real, a través de Facebook, pero la mayor parte del trabajo lo hice fuera de línea. Probábamos herramientas y métodos de entrega Algunas de las herramientas que utilizábamos entonces:

• Coordinación/documentación: google docs, google calendar, google spreadsheets, timezone tool, facebook group
• Ideas de votación: formularios de google, encuesta de facebook
• Herramientas visuales: google image search, wordle (para nubes de palabras), mapas mentales (Mindmeister, slatebox), google presentation

Sesiones híbridas de brainstorming con participantes a distancia

En 2016 organicé unas cuantas sesiones de brainstorming en nuestra oficina con un par de participantes ubicados en otra oficina. Nos aseguramos de que tuvieran acceso a los mismos materiales analógicos (bolígrafos, notas adhesivas y plastilina, principalmente) y realizamos las rondas habituales de brainwriting (lluvia de ideas en la que se escribe una idea en una nota adhesiva, en lugar de expresar las ideas).

Utilizamos la videoconferencia para llevar a cabo la sesión, pero el lienzo principal estaba en nuestra oficina, donde acogimos a otros 6 participantes. Tomamos nota en una nota adhesiva de las ideas de los miembros distribuidos (nos lo dijeron por teléfono) y las colocamos en los paneles, y sacamos fotos de los paneles para enviarles la sección en la que tenían que trabajar. Fue un poco laborioso y nos llevó algo más de tiempo, pero fue una forma de incluir la participación a distancia de algunas personas.

Hace unos dos años, organizamos un taller de creatividad más grande, con más de 20 personas en una oficina y 8 en otra, donde había otro facilitador. Intentamos dirigir el taller juntos en su mayor parte, pero debido a las dificultades de comunicación, se trataba principalmente de dos sesiones paralelas, aunque los resultados se sumaban.

Ahora ve y usa tus superpoderes creativos, y cuando quieras profundizar no te olvides que aquí tienes mi libro Unete a la Playful Revolution. En él encontrarás más conceptos sobre creatividad y numerosas herramientas y detalle de sesiones para que puedas llevar la creatividad y el juego a tu lugar de trabajo.

2023 © Begoña Pino